İNTİBAK ANASÖZLEŞMESİNİN HAZIRLANMASI KILAVUZU

[admin]

1
İNTİBAK ANASÖZLEŞMESİNİN HAZIRLANMASI KILAVUZU
Kooperatiflerin intibak süreci Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS- https://mersis.gtb.gov.tr)
üzerinden hazırlanacak anasözleşme ile başlayacaktır. Hazırlanan anasözleşme için izin mercii
(Bakanlık/İl Müdürlüğü) verilen iznin genel kurulda kabul edilmesi üzerine ilgili Ticaret Sicili
Müdürlüğü'nde (TSM) tescil ve ilanı ile de intibak süreci tamamlanacaktır. Aşağıda
anasözleşme hazırlama süreci ile bu süreçte dikkat edilmesi gereken hususlara görsel
desteklemelerle yer verilmektedir.
Kooperatifin tescil edilmiş yetkililerinden herhangi birinin e-devlet şifresi ile MERSİS'e giriş
yapılır.
Şekil 1
Şekil 1'de işaretli "Giriş" butonuna tıklanarak Şekil 2'de görülen sayfa açılır. Açılan bu sayfada
aşağıda okla gösterilen "E-Devlet ile giriş için tıklayınız" bağlantısı tıklanır. Sonraki adımda
sayfa otomatik olarak e-Devlet Kapısı Kimlik Doğrulama Sistemine yönlenir.
Şekil 2
2
Kimlik doğrulama sisteminde kooperatif yetkilisinin Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası
(TCKN) ve e-devlet şifresi girilerek sisteme giriş yapılır.
Şekil 3
Sisteme ilk defa giriş yapan kullanıcılar sistemin bir takım kişisel verileri işleyebilmesi için
gerekli olan onamı Şekil 4'te görülen "Onayla" butonuna tıklayarak verirler.
Şekil 4
3
Kişinin sistemde e-posta adresi ve telefon numarası bilgileri yok ise Şekil 5'te görülen alanlara
bu bilgiler girildikten sonra "Kaydet" butonuna basılarak işleme devam edilir. Buraya girilecek
e-posta ve telefon bilgilerinin daha önce bir başkası adına MERSİS'e girilmemiş bilgiler olması
gerekmektedir.
Şekil 5
Bu bilgilerin doğru ve eksiksiz olarak girilerek kaydedilmesini takiben kullanıcı otomatik
olarak Şekil 6'da görülen MERSİS ana sayfasına yönlendirilir. Bu sayfada aşağıda okla
gösterilen "Değişiklik Başvuruları" sekmesine tıklanır.
Şekil 6
Açılan sayfada Şekil 7'de gösterilen sorgulama ekranı gelir. Ekrandaki boşluklara herhangi bir
veri girilmeden okla gösterilen "Firma Ara" butonuna tıklandığında sayfanın altındaki boşlukta
4
Şekil 8'de görüldüğü gibi kullanıcının yetkilisi olduğu tüm şirket ve kooperatifler listelenir.
Kullanıcının yetkilisi olduğu herhangi bir kooperatif listelenemiyorsa kişi ticaret sicilinde
başvuru yapmak istediği kooperatifin yetkilisi olarak tescil edilmemiştir. Kişi kooperatifteki
yetkisinin tescil edildiğinden eminse ve sistemde bir hata olduğunu düşünüyorsa ilgili ticaret
sicili ile görüşebilir; yahut kooperatifin yetkilisi olduğundan emin olunan birinin TCKN ve edevlet şifresi ile süreç baştan alınabilir.
Şekil 7
Şekil 8'de okla gösterilen alanda listelenilen firmalardan intibak süreci başlatılmak istenilen
kooperatifin üzerine tıklanarak kooperatif bilgilerinin ve değişikliklerle ilgili butonların yer
aldığı ekran açılır.
Şekil 8
5
Açılan ekranda Şekil 9'da okla gösterilen "İntibak/Nevi-Konu Değişikliği Başlat" butonuna
tıklanır.
Şekil 9
Açılan ekranda Şekil 10'da görüldüğü şekilde intibak edilecek kooperatif özel türü seçilir.
(Örnekte Konut Yapı Kooperatifi özel türü temsilen seçilmiştir.)
Şekil 10
6
İntibak edilecek özel tür seçildikten sonra otomatik olarak Şekil 11'de görülen anasözleşme
hazırlama sayfası açılır.
Şekil 11
Başvuru onaya gönderilmeden evvel herhangi bir sebeple işlemin yarım kalması halinde
MERSİS ana sayfasında Şekil 12'de okla gösterilen "Devam Eden Başvurular" sekmesine
tıklanarak açılan sorgu ekranında yer alan boşluklara herhangi bir veri girilmeden Şekil 13'te
okla gösterilen "Sorgula" butonuna tıklanarak aktif başvurular listelenebilir. Şekil 14'te
görüldüğü halde sayfa altında listelenen başvuru, yine Şekil 14'te okla gösterilen düzenle
butonuna tıklanarak yeniden açılabilir.
Şekil 12
Şekil 13
7
Şekil 14
Şekil 15'te görülen anasözleşme hazırlama ekranının solunda yer alan ve şekilde kırmızı renkte
çerçeve içine alınan sekmelerden anasözleşme hazırlama işlemine devam edilir. Karar/Bakanlık
İzni sekmesinde yer alan veriler Bakanlık izni alındıktan sonra Ticaret Sicili Müdürlüğü
yetkililerince kaydedilecek olup kullanıcıların bu sekmede yapması gereken bir işlem
bulunmamaktadır.
Şekil 15
Kooperatif unvanında herhangi bir değişiklik yok ise "Unvan" sekmesinde yapılması gereken
herhangi bir işlem bulunmamaktadır. Lakin MERSİS'te yer alan unvan verisinde herhangi bir
hata olup olmadığına dikkat edilmelidir. Örneğin kooperatifin MERSİS'deki unvan verisi
içerisinde "San. Sit., Koop. vb." gibi kısaltma ifadeler varsa, özel tür adı olan "Konut Yapı
Kooperatifi, Karma Sanayi Sitesi Yapı Kooperatifi" gibi ifadeler unvanın sonunda bölünmemiş
ve eksiksiz olarak yer almıyorsa ya da intibak esnasında kooperatif unvanının mükerrer olması
nedeniyle değiştirilmesi gerekiyorsa; "Unvan" sekmesine tıklandığında açılan sayfada yer alan
ve Şekil 16'da okla gösterilen "Rezerve Et/ Düzenle" butonundan unvan girişi yapılmalıdır. Bu
alanın altında yer alan bölümde "İşletme adı" eklenmemesi intibak işleminin sorunsuz devam
etmesi bakımından çok önemlidir.
8
Şekil 16
"Rezerve Et/Düzenle" butonuna tıklandığında açılan sayfa yer alan boşluğa "Sınırlı Sorumlu"
ve "Kooperatifi" ifadeleri olmadan kooperatif unvanı yazılmalıdır. Bu ifadeler sistem
tarafından otomatik olarak verilmektedir. Tam unvan Şekil 17'de görüleceği üzere farklı
renklerde vurgulanarak gösterilmektedir. Bu alandan girişin doğru yapılıp yapılmadığı takip
edilebilir. Unvan belirleme ekranının sağ alt köşesinde yer alan rezerve et butonuna
tıklandığında girilen unvan bu başvuru için 3 günlüğüne rezerve edilir. Başvuru üç gün
içerisinde TSM onayına gönderilmez ise unvanın yeniden rezerve edilmesi gerekir.
Şekil 17
Unvan belirlenirken unvanda Türkiye, Milli Türk gibi kullanımı Cumhurbaşkanlığı iznine tabi
kelimeler ile hukukun genel ilkelerine aykırı ve ahlaka mugayir ifadelerden kaçınılması
gerekmektedir. Öte yandan bir başka kooperatifin unvanının aynı yahut benzeri ifadeler
kullanılmak istenildiğinde sistem buna izin vermeyerek Şekil 18'de görüldüğü gibi benzer
unvanlı kooperatifleri listeleyecektir. MERSİS sistemi oluşturulmadan evvel farklı bölgelerde
birbiriyle tümüyle aynı unvan altında kuruluşuna izin verilen kooperatiflerin olduğu
bilinmektedir. Bu kooperatiflerin sistemden bu uyarıyı almaları halinde unvanlarına ek ifadeler
koyarak farklılaştırması gerekmekte olup, karışıklıkların ortadan kalması adına da faydalı
olacaktır. Unvanın sorunsuz olarak rezerve edilmesi halinde son hali Şekil 19'da görüldüğü gibi
ekranda görünecektir.
9
Şekil 18
Şekil 19
Unvan ile ilgili işlemler tamamlandıktan sonra "Adres" sekmesine tıklanarak bu alandaki
veriler girilmelidir. Bu alanda kooperatifin adresi, telefon ve e-posta bilgileri ve çalışma
bölgesine dair düzenlemeler yapılabilmektedir. Sistemdeki yazışma adresi ile e-posta ve telefon
bilgileri güncel değil ise güncellenmesinde fayda vardır. Adres güncellemesi Şekil 20'de okla
gösterilen "Ekle/Değiştir" butonuna tıklanarak açılan ve Şekil 21'de gösterilen ekrandan Ulusal
Adres Veri Tabanı (UAVT) formatındaki ekrandan yapılabilmektedir. Bu ekranda kooperatifin
merkezinin bulunduğu ilçe hatalı ise hatanın giderilmesi için Ticaret Sicili Müdürlüğü ile
iletişime geçebilirsiniz. İlçede hata yok ancak adres eski bir adres ise yahut UAVT formatına
uygun değilse bu sekmeden güncel adres girilmelidir.
Şekil 20
10
Şekil 21
Şekil 20'deki ekrandaki iletişim bilgileri hatalı ise hatalı bilgiler karşılarındaki kırmızı çöp
kutusu simgelerine tıklanarak silinmelidir. Yeşil renkli "İletişim Ekle" butonuna tıklanarak
açılan pencerede Şekil 22'de görüldüğü şekilde iletişim türü ve iletişim bilgisi girilerek
kaydedilir.
Şekil 22

11
Girişler doğru şekilde yapıldığında ekranda Şekil 23'te görüldüğü şekilde
görüntülenebilecektir.
Şekil 23
Adres ve iletişim bilgileri tamamlandıktan sonra "Sermaye" sekmesinde tıklanır. Açılan
sayfada Şekil 24'te kırmızı çerçeve içinde gösterilen sermaye bilgileri görüntülenir. Şekilde
okla gösterilen "Sermaye değişikliği" butonuna tıklanarak Şekil 25'te gösterilen ekran açılır.
Bu ekranda sermaye "Her Ortağın Taahhüt Edeceği Asgari Pay Adedi" girildikten sonra,
sistemin otomatik olarak belirleyeceği asgari sermaye tutarından az olmamak üzere toplam
sermaye miktarı girilir ve "Kaydet" butonuna basılarak sermaye bilgisi kaydedilir.
Şekil 24
Şekil 25
12
Sermaye verileri girildikten sonra "Süre" sekmesine tıklanarak Şekil 26'da gösterilen ekran
açılır. Şekilde görüldüğü gibi "Yeni Hali" başlığı altında "Kooperatif herhangi bir süre ile
sınırlandırılmamıştır." ifadesi bulunacaktır. Kooperatif herhangi bir süreyle sınırlandırılmamış
ise bu sekmede herhangi bir işlem yapmaya gerek yoktur. Ancak kooperatif belirli bir süre ile
sınırlandırılmak isteniyorsa "Ekle/Düzenle" butonuna tıklanarak açılan pencerede mevcut
sürenin girişi yapılır. Daha önce süreli olan bir kooperatif intibak işlemi esnasında "Sınırsız"
olarak seçilerek süresiz hale de getirilebilir.
Şekil 26
"Süre" sekmesinden kooperatifin süresi belirlendikten sonra "Madde Ekle/Sözleşme Düzenle"
kısmında intibak işleminin sorunsuz yürümesi açısından herhangi bir değişiklik
yapılmayarak örnek anasözleşmenin aynıyla kabul edilmesi gerekmektedir.
Öte yandan kooperatiflerin daha önce Bakanlıktan onay alarak tescil ettirdikleri kuruluş ve
anasözleşme değişikliğine binaen düzenleme yapmak isterse Şekil 27'de gösterilen ekrandan
değiştirmek istediği maddeye giderek maddenin sağ üst köşesinde bulunan ve Şekil 28'de okla
gösterilen kutucuğa tıklamak suretiyle Şekil 29'da gösterilen değişiklik ekranına ulaşabilir.
Şekil 27
Şekil 28
13
Şekil 29
Bu ekrandan örneğin 35'nci maddenin sağ üst köşesindeki düzenle butonuna tıklanarak,
maddede yer alan oylama usulü Şekil 30'da gösterilen şekilde değiştirilebilir. Değişiklikler
girildikten sonra Şekil 30'da yer alan Güncelle butonuna basıldığında madde içeriği Şekil 31'de
görüldüğü şekilde değişecektir.
Şekil 30
14
Şekil 31
Tüm düzenlemeler yapıldıktan sonra Şekil 32'de okla gösterilen "Sözleşmenin Son Hali"
butonu tıklanarak girilen verilerin anasözleşmeye doğru şekilde yansıyıp yansımadığı kontrol
edilir. Özellikle, girilen bilgilerin akıllı veri kanalıyla anasözleşmeye aktarıldığı "Unvan"
başlıklı 3'ncü madde, "Merkez" başlıklı 4'ncü madde, "Süre" başlıklı 5'nci madde,
"Sermaye" başlıklı 7'nci madde ve "Paylar" başlıklı 8'nci maddede yer alan bilgilerin doğru
olup olmadığı kontrol edilmelidir. Bununla birlikte herhangi bir maddede de Şekil 30 ve 31'de
gösterilen benzeri bir güncelleme yapılmışsa bu güncellemenin de anasözleşmeye yansıyıp
yansımadığı kontrol edilmelidir.
Son olarak anasözleşmenin sonunda yer alan "İlk Yönetim Kurulu Üyeleri" ve "İlk Denetim
Kurulu" başlıklı maddeleri ile "Kurucular Tablosu" sonradan elle doldurulmak üzere sistem
tarafından boş bırakılmaktadır. Bu maddelerde herhangi bir isim yazıyorsa hatanın düzeltilmesi
Ticaret Sicili Müdürlüğü ile iletişime geçilmesi gerekmektedir.
Şekil 32
15
Anasözleşmenin incelenmesinin ardından herhangi bir hata olmadığından emin olunması
halinde başvuru Şekil 33'te okla gösterilen Onaya Gönder sekmesinden onaya gönderilmelidir.
Şekil 33
Onaya gönderebilmek için açılan ve Şekil 34'te gösterilen ekranda yer alan uyarıları okuduktan
sonra "Yukarıdaki Bilgileri Okudum, Onaylıyorum" kutucuğuna tik atılarak şekilde okla
gösterilen "Onaya Gönder" butonu aktif hale getirilir. Bu butona tıklandığında açılan Şekil
35'teki pencerede "Evet" butonu tıklanarak başvuru Onaya gönderilir.
Şekil 34
16
Şekil 35
Onaya gönderme işlemi sonrası kullanıcı otomatik olarak Şekil 36'da görülen talep numarasını
göreceği sayfaya yönlendirilir. Bu numaranın not edilmesi gerekmektedir.
Şekil 36
Sayfasının sol üstünde yer alan MERSİS logosuna tıklanarak MERSİS ana sayfası tekrar açılır.
Bu sayfada Şekil 37'de okla gösterilen devam eden başvurular sekmesine tıklanır. Açılan
sorgulama sayfasında Şekil 38'de daire içinde gösterilen Talep No (bir üst paragrafta not
edilmesi tavsiye edilen numara) girilerek aynı şekilde okla gösterilen "Sorgula" butonuna
tıklanır. Bu işlemden sonra sayfa altında başvuru görüntülenebilecektir.
Şekil 37
17
Şekil 38
Listede görüntülenen başvurunun bulunduğu satırının sonunda yer alan ve Şekil 39'da okla
gösterilen butona tıklanarak TSM onayına giden MERSİS doğrulama kodlu anasözleşme Şekil
40'da okla gösterilen "İndir" butonuna tıklanarak indirilir. İntibak için Çevre, Şehircilik ve
İklim Değişikliği İl Müdürlüğüne gönderilecek anasözleşme MERSİS doğrulama kodunu haiz
olmalıdır. Bu yüzden anasözleşme TSM onayına gönderildikten sonra bu alandan girilerek
indirilmelidir. Şekil 32'de gösterildiği şekilde kontrol amaçlı olarak sözleşmenin son hali
butonuna tıklanarak açılan sayfadan indirilen ve MERSİS doğrulama kodunu haiz olmayan
anasözleşmeler DİKKATE ALINMAYACAKTIR.
Şekil 39
Şekil 40
18
Anasözleşme hazırlık süreci, anasözleşmenin sonradan elle doldurulmak üzere sistem
tarafından Şekil 41'de görüldüğü gibi boş bırakılan "İlk Yönetim Kurulu Üyeleri" ve "İlk
Denetim Kurulu" başlıklı maddeleri ile "Kurucular Tablosu"nun tükenmez kalem ile
doldurulmasıyla sona erer. Bu alanı ilk kurucular ile ilk yönetim ve denetim kurulu üyelerinin
imzalaması İSTENİLMEZ. Mevcut ise bu kişilere ait ad-soyad, TCKN, sermaye, adres vb.
bilgiler yazılır. Mevcut değil ise ilgili Ticaret Sicili Müdürlüğü'nden konu araştırılır. Yine
ulaşılamaması halinde yalnızca isim ve soy isim bilgisinin girilmesi yeterlidir. Ancak bu
durumda görevdeki yönetim kurulu tarafından bu boşluğa "Kooperatifin mevcut yönetim
kurulu olarak kurucu ortaklar ile ilk yönetim ve denetim kurulu üyelerine ait bilgileri ilgili TSM
nezdinde araştırdığımızı ancak ulaşamadığımızı beyan ederiz" ifadesi yazılarak altı imzalanır.
Otuzdan fazla ortak ile kurulmuş olan kooperatiflerin kurucu ortak listesini elle tek tek yazarak
doldurmasına gerek yoktur. Kuruluş anasözleşmesinin kurucu ortak listesini fotokopi ile
çoğaltarak yeni anasözleşmesinin sonuna eklemesi yeterlidir. Ancak eklenen bu listenin altı da
anasözleşmenin diğer sayfaları gibi mevcut yönetim kurulu tarafından imzalanmalıdır.
Şekil 41
TSM onayına gönderilen MERSİS doğrulama kodlu anasözleşmenin 6 nüsha çıktısı alınarak
her nüshanın tüm sayfaları görevdeki yönetim kurulu üyeleri tarafından kendi aralarında
imzalanacaktır. BU İMZA İŞLEMİ İÇİN NOTER, TSM YAHUT HERHANGİ BAŞKA BİR
KURUMUN HUZURUNDA OLMA ŞARTI YOKTUR.
ANASÖZLEŞMEDE HATA OLMASI YAHUT MERSİS DOĞRULAMA KODU
BULUNMAMASI HALİNDE HATA DÜZELTİLDİKTEN SONRA ALINACAK 6 NÜSHA
ÇIKTININ HER BİR SAYFASININ BAŞTAN İMZALANMASI GEREKECEĞİ
UNUTULMAMALIDIR.
ÖNEMLİ NOT: Bu kılavuz Bakanlığımız sorumluluğunda olan kooperatiflerin intibaklarına
yardımcı olmak amacıyla hazırlanmış olup, MERSİS ile ilgili Bakanlığımızın bir yetkisi ve
görevi bulunmadığından yaşanabilecek sistemsel problemler için ilgili mercilere müracaat
edilmesi gerekmektedir.